Lorsque vous êtes sous le régime micro-social (auto-entreprise, micro-entreprise), le calcul de vos cotisations sociales et fiscales se fait sur la base du CA que vous encaissez, et vous ne pouvez pas déduire vos frais et vos dépenses de celui ci (contrairement à une entreprise classique). Donc si vous avez des frais, et que vous les refacturez à votre client, vous devez en tenir compte lors de votre facturation et majorer ces frais car vous paierez des cotisations sur les sommes qui vous sont remboursées.
Gestion des débours et des retrocessions d'honoraires
Le mécanisme des débours permet de déduire de votre CA les sommes engagées pour le compte de votre client, sommes pour lesquelles vous ne prenez aucune marge. Ce mécanisme répond à des règles légales strictes et des contraintes fortes.
Pour que des dépenses puissent être considérées comme des débours :
* vous devez au préalable obtenir l'accord écrit de votre client pour engager des dépenses en son nom.
* vous devez faire établir les factures des achats concernés au nom de votre client, et joindre chaque facture d'achat à la facture que vous émettez à votre client.
* vous devez obligatoirement re-facturer votre client à prix coutant, et comme vous n'êtes pas habilité à collecter de la TVA, votre client ne peut plus récupérer la TVA, ce qui pour un client professionnel peut être un réel problème.
Veuillez noter enfin que bien souvent les micro-entrepreneurs souhaitent utiliser les débours pour masquer des sous-traitants, mais ce n'est pas possible car votre client doit obligatoirement avoir connaissance de ces sous-traitants, puisqu'il doit vous donner son accord écrit pour engager des dépenses en son nom.
Au niveau de notre outil, si vos factures comportent des débours, alors il vous suffit pour chaque ligne de facturation concernée d'indiquer que sa nature est un "Débours" dans la liste de choix des types de prestation. Notre outil ne prendra pas en compte le CA correspondant dans le calcul de vos cotisations.
N'oubliez surtout pas de conserver tous les justificatifs nécessaires cités plus haut, pour chaque facture contenant des débours, afin de pouvoir les fournir à l'administration en cas de contrôle. Si vous avez l'option GOLD, vous pourrez stocker ces justificatifs directement en pièce jointe de chaque facture pour une meilleure organisation. En l'absence des justificatifs nécessaires, l'administration procédera à un redressement et vous réclamera toutes les cotisations non perçues.