Vous avez la possibilité d'ajouter une facture émise par un autre outil, ou bien émise via notre outil mais au sein d'une autre société, via l'onglet Ventes / Factures, en utilisant le bouton "+ facture externe". Contrairement aux factures classiques, les factures externes sont entièrement modifiables à tout moment, afin de vous permettre de corriger n'importe quelle erreur de saisie, et vous êtes libre d'indiquer le numéro et la date de chaque facture, quelque soit le format du numéro de la facture d'origine, ou la date de facturation. Vos factures externes sont prises en compte dans vos statistiques, vos déclarations et vos exports, et vous pouvez faire un suivi comme sur n'importe quelle facture émise via notre outil. Par contre, une facture externe n'est pas prise en compte dans la numérotation de vos factures émises via notre outil, elle ne peut pas être générée sous forme de PDF (il faut utiliser l'outil avec lequel vous avez émis la facture pour générer le PDF correspondant) et elle ne peut pas être transmise via le webmail à votre client (puisque notre système n'est pas en mesure de générer la facture).
Si vous avez souscrit à l'option GOLD, vous pouvez joindre à votre facture externe une copie du document original au format PDF, afin d'archiver sur notre service vos anciennes factures.
Cette fonctionnalité vous permet donc d'ajouter les factures que vous avez pu émettre avant d'utiliser notre outil, ou bien les factures que vous créez via un autre outil (par exemple une boutique en ligne), ou encore via notre outil mais sur un autre compte. Vous pouvez aussi vous en servir pour enregistrer des factures de type "auto-facturation" (i.e. quand votre client se facture lui même pour votre compte), ou encore enregistrer le CA quotidien (hebdomadaire, mensuel, ...) d'une caisse enregistreuse. Ainsi le CA généré via d'autres outils est consolidé dans vos tableaux de bord sur notre outil.
Si vous souhaitez importer un gros volume de factures, vous pouvez aussi utiliser notre API pour développer ou faire développer un script d'importation adapté à vos besoins. Une alternative si vous ne souhaitez pas explorer cette voie et que vous êtes contraint à une saisie manuelle est de n'enregistrer par exemple que le CA mensuel généré dans votre ancien outil (ie vous utilisez une facture externe par mois). Cela vous permet de bénéficier ainsi de statistiques consolidées, sans avoir besoin pour cela de saisir toutes vos anciennes factures.
Enfin, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous assurer que la numérotation que vous utilisez avec notre outil ne va pas se chevaucher avec la numérotation de vos factures externes, soit en passant par des séries de numéros distincts (si vous utilisez deux outils de facturation en même temps), soit en vous assurant de faire démarrer votre facturation chez nous avec un premier numéro de facture qui va au delà de la dernière facture émise dans votre ancien outil (si vous migrez d'un outil à un autre).