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Comment utiliser mon serveur de messagerie pour envoyer les devis/factures?

Activation

La configuration de votre serveur SMTP se fait dans l'onglet "Paramètres" / "Email".

Une fois que votre serveur est correctement configuré, tout les documents transmis à vos clients sont envoyés via votre passerelle SMTP, ce qui vous permet de faire un suivi des envois directement dans votre client de messagerie. Cela permet aussi de supprimer toute trace de notre service dans l'entête des messages qui partent de notre plateforme (i.e. la signature numérique DKIM qui permet d'assurer la deliverabilité de vos courriers).

Si vous ne connaissez pas les paramètres SMTP à utiliser, merci de consulter la documentation de votre fournisseur de messagerie, ou bien de prendre contact avec lui pour qu'il vous communique le nom de son serveur SMTP, le port à utiliser, ainsi que vos identifiants de connexion.

Enfin, nos serveurs interrogent automatiquement votre serveur de messagerie pour savoir s'il supporte le protocole TLS. Si c'est le cas, la communication avec votre serveur de messagerie est alors systématiquement cryptée via le protocole TLS, vous n'avez rien à configurer dans notre service pour activer cette option.

Utiliser un compte GMail ou Google Apps

Voici les paramètres à utiliser pour envoyer vos mails via les serveurs de Google :

  • Serveur:smtp.gmail.com
  • Port: 587
  • Type d'authentification: Plain
  • Identifiant: l'adresse email du compte Google à utiliser
  • Mot de passe: voir ci-dessous

Compte Google avec l'authentification en 2 étapes

C'est la méthode à privilégier, qui est recommandée par Google, pour utiliser les serveurs de Google pour vos envois. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez donc activer l'authentification en 2 étapes, en suivant les indications fournies par Google.

Vous devez ensuite créer un mot de passe d'application spécifique pour pouvoir utiliser votre compte avec notre service. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Google, puis d'aller dans l'onglet "Sécurité", et de cliquer sur le lien "Mots de passes d'application". Vous devez créer un mot de passe spécifique pour l'application "Messagerie", et comme nom d'application, utilisez "Autres" et indiquez "Facturation.pro" ou tout libellé qui vous semble pertinent pour retenir que ce mot de passe est dédié à notre outil.

Une fois le mot de passe obtenu, il vous suffit de configurer votre passerelle SMTP dans votre espace client, avec les informations indiquées plus haut, et d'utiliser le mot de passe d'application que vous avez créé au lieu du mot de passe principal de votre compte.

Compte Google sans authentification à 2 facteurs

Cette méthode est fortement déconseillée par Google, qui risque de bloquer vos accès lorsque leurs serveurs détectent des connexions simultanées (vous et nous) depuis différents endroits et/ou différentes adresses IP (cf les remarques pour résoudre dans ce cas les problèmes possibles, sachant que bien souvent cette résolution n'est que temporaire et que si vous continuez à utiliser cette méthode, votre compte se re-bloquera à plus ou moins long terme).

Si vous utilisez malgré tout cette méthode, vous devez alors renseigner le mot de passe de votre compte Google dans les paramètres d'accès au serveur SMTP.

Remarque:

  • si vos identifiants google sont systématiquement refusés, il se peut que votre compte soit bloqué et dans ce cas, nous vous invitons à consulter la documentation de Google à ce sujet, afin de résoudre vos problèmes d'authentification.
    En particulier, vérifiez et activez l'accès SMTP classique sur cette page.
    Si cela ne fonctionne toujours pas, connectez vous sur cette page de vérification de sécurité proposée par Google puis re-tentez la connexion depuis notre service, cela devrait fonctionner.
  • nous ne sommes pas en mesure de vous communiquer une IP fixe utilisée par notre service pour l'envoi des messages, donc si vous utilisez un compte Google Apps, vous ne pouvez pas utiliser leur service de relais SMTP, qui est dédié uniquement à un usage interne à votre entreprise. Pour utiliser votre adresse Google Apps avec notre service, vous devez obligatoirement passer par le serveur SMTP GMail en utilisant les paramètres indiqués ci dessus (cf cas 2 dans la documentation de Google Apps pour plus d'informations sur les différentes méthodes d'authentification proposée par Google Apps)

Utiliser un compte Office365

Voici les paramètres à utiliser pour envoyer vos mails via votre serveur Microsoft Office 365:

  • Serveur: smtp.office365.com
  • Port: 587
  • Type d'authentification: login
  • Identifiant: l'adresse email du compte Office à utiliser
  • Mot de passe: voir ci-dessous

Compte Microsoft avec l'authentification en 2 étapes

C'est la méthode à privilégier, qui est recommandée par Microsoft. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez donc activer l'authentification en 2 étapes, en suivant les indications fournies par Microsoft.

Vous devez ensuite créer un mot de passe d'application spécifique pour pouvoir utiliser votre compte avec notre service. 

Une fois le mot de passe obtenu, lorsque vous configurez votre passerelle SMTP dans votre espace client, avec les informations indiquées plus haut, il vous suffit d'utiliser le mot de passe d'application que vous avez créé au lieu du mot de passe principal de votre compte.

Compte Microsoft sans authentification à 2 facteurs

Cette méthode n'est pas recommandée, car cela vous oblige à utiliser le mot de passe principal de votre compte Microsoft. Microsoft recommande de passer par l'authentification en 2 étapes détaillées ci-dessus.

Si malgré ces précisions, vous continuer à rencontrer des problèmes, il vous faudra vous tourner vers la documentation dédiée de Microsoft ou bien leur support technique.

Utiliser un compte Yahoo

Voici les paramètres à utiliser pour envoyer vos mails via les serveurs de Yahoo:

  • Serveur: smtp.mail.yahoo.com
  • Port: 587
  • Type d'authentification: Plain
  • Identifiant: l'adresse email du compte Yahoo à utiliser
  • Mot de passe: mot de passe unique (cf ci-dessous)

Lorsque vous souhaitez utiliser le serveur d'envoi de Yahoo, Yahoo vous impose d'activer l'authentification en 2 étapes, et d'utiliser un mot de passe unique d'application. Donc si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez au préalable activer l'authentification à 2 étapes en suivant la documentation fournie par Yahoo, puis vous devez créer un mot de passe spécifique d'application, que vous communiquez à notre outil à la place du mot de passe de votre compte Yahoo.

Compte Yahoo sans authentification à 2 étapes

Yahoo n'autorise plus l'utilisation de son serveur SMTP sans passer par un mot de passe spécifique d'application. Vous devez obligatoirement activer l'authentification a 2 étapes décrite plus haut et générer un mot de passe d'application.

Utiliser un service spécialisé

Pour un suivi plus efficace et une meilleure déliverabilité de vos courriels, nous vous recommandons vivement de passer par un service dédié à l'envoi de mails transactionnels. Ce type de service vous fournit une passerelle SMTP que vous pouvez utiliser à partir de notre service, et vous permet d'avoir des statistiques précises sur vos envois. Enfin, le fournisseur gère à votre place les problématiques de spam afin de garantir la meilleure déliverabilité possible pour vos envois.
 
Le site serviceenligne.fr vous propose une liste non exhaustive de services d'emailing. Nous vous recommandons en particulier Mailgun (service en anglais), que vous pouvez utiliser gratuitement si vous envoyez moins de 10 000 emails par mois. Si vous préférez un service en français, vous pouvez utiliser SendInBlue qui est gratuit si vous envoyez moins de 300 emails par jour.
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