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Comment importer les données dans un logiciel de comptabilité (Sage, EBP, Ciel, ...)?

Configuration de votre logiciel comptable

Lorsque vous disposez d'un abonnement entreprise, vous avez la possibilité de générer chaque mois un export comptable de vos données de facturation. Cette fonctionnalité est disponible dans l'onglet "Export" / "Export comptable". Cet export contient entre autre des fichiers d'écritures destinés à votre comptable, qui peut les importer directement dans son logiciel de comptabilité pour éviter une saisie manuelle de vos opérations. Nous proposons des exports dans les formats les plus populaires: Ciel (fichier XIMPORT), EBP (fichier ascii), CEGID (fichier CSV), Sage (fichier PNM), ainsi que des fichiers Excel spécifiques pour Sage Coala et Ibiza (ces fichiers permettent notamment un copier/coller des données comptables dans le logiciel correspondant).

Afin que ces fichiers puissent être correctement importés, votre comptable doit vérifier les paramètres de son logiciel de comptabilité et si nécessaire les adapter, car sinon l'importation peut échouer. Voici les paramètres à vérifier:

  • Longueur maximum des comptes: 11 caractères
  • Compléter les comptes numériques sur: 6 caractères
  • Racines de compte clients: 411 (ou bien la racine que vous avez choisi)
  • Racines de compte fournisseurs: 401 (ou bien la racine que vous avez choisi)
  • Nom du journal des achats: HA (ou bien le code que vous avez choisi)
  • Nom du journal des ventes: VT (ou bien le code que vous avez choisi)

Vous avez aussi la possibilité de personnaliser la plupart des champs utilisés dans l'export comptable, en collaboration avec votre expert-comptable, afin de faciliter vos échanges avec lui.

Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez activer la gestion comptable avancée, ce qui vous permet d'affecter vous même des codes d'imputations à vos clients et vos fournisseurs, ainsi qu'à vos factures d'achats et de ventes. Cela évite alors à votre expert-comptable de faire ces affectations chaque mois.

Import dans Quadra Compta

Nous ne proposons pas de format spécifique pour Quadra Compta, mais ce logiciel est capable d'importer différents formats de fichiers d'écritures parmi ceux que nous proposons. Pour connaitre la liste des fichiers supportés par votre version de Quadra Compta, il vous suffit d'aller dans le logiciel QuadraImport puis dans le menu "type de fichier à importer", vous y trouverez la liste des logiciels supportés par Quadra Compta. Ensuite, F1 ou le point d'interrogation bleu vous indique les fichiers attendus pour l'import Quadra.

Import dans un logiciel non officiellement supporté par notre outil

La plupart des logiciels de comptabilité du marché sont capables d'importer des fichiers d'écritures générés dans différents formats. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité autre que ceux que nous supportons officiellement, il vous suffit de contacter l'éditeur pour savoir quel format de fichier leur logiciel est capable d'importer parmi les formats Sage, Ciel, Coala, Cegid, Ebp et Ibiza, et de configurer ensuite votre export comptable pour générer un fichier d'écriture dans le format que votre logiciel est capable d'exploiter. 

Format XIMPORT

 
Un fichier XIMPORT est un fichier texte dont chaque ligne correspond à un enregistrement, composé de champs de largeur fixe, terminé par un retour chariot. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Un enregistrement est composé dans l'ordre des champs suivants:
 
 
Champs Nb caractères Type
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (C ou D)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgét. 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
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